杭州市律师事务所规范管理现状调研与对策

2018-06-13 09:56:34 68

杭州市律师事务所规范管理现状调研与对策

(杭州市司法局律管处)


杭州市司法局高度重视推动律师事务所规范管理, 不断加强监督指导力度,律所规范治理取得了长足进展。 为进一步摸清我市律师事务所规范管理状况,在全市各律所的大力支持下,2012 年 9月, 市局就律师事务所规范管理现状在全市范围内开展了一次较大规模的无记名问卷调研活动。 本调研报告主要就调研活动的基本情况和数据进行分析和报告,并对律所管理状况进行综合分析,通过加强我市行业管理研究的基础性研究, 希望对我市律所管理相关问题的探讨和深入有所助益。

一、本次调研活动的基本情况

调研采取发放纸质问卷的方式,采取无记名方式,调查范围为全市律师事务所(不含省直所)。 我市律所组织形式包含合伙所和个人所、外地在杭分所,调研采取一所二卷的形式,各律所填写两份,其中主任(合伙人)1 份,聘用律师 1 份。

调查问卷共计 84 个问题,分为九个部分,分别是律所基本情况、管理机构与合伙人关系、律师管理状况、专业化建设与业务部门管理、制度与硬件建设、业务开拓与客户管理、社会活动及荣誉等。 截止到 2012 年 9 月 15 日,杭州市共有律师事务所 261 家,共收回问卷 185 份,回收率达到 70.88%。本次调查问卷所获得的数据具有很高的代表性,基本能够反映我市律师事务所的管理现状。

二、我市律师事务所的基本业态

律所结构。 近年来,截止到 2012 年 9 月 15 日,我市律所总数为 261 家, 其中合伙所 170 家, 占到 65.14%, 个人所 91 家,34.86%。 三分之二以上的律所设立时间达五年以上,36.9%的律所近五年内设立,17.3%的律所近三年内新设立。 合伙律师事务所中,合伙人的人数绝大多数为 3(含)-10 人,占 93.94%,合伙人 10 人以上占 6.06%。 总体来看,杭州市律师事务所在人员规模上以小型所为主流。 同时,从表一中可以发现一个有趣的现象,近年来杭州律所数量每年增加 25-30 家左右, 合伙所和个人所增加数量基本保

持稳定,前者 5-10 家,后者 20 家,同时律师数量每年增加在 350人左右。 外地在杭分所数量增多,说明杭州法治环境和法律服务市场获得了外省市的认可,有利于我市引进先进律所管理经验。

杭州市律师事务所 2009-2011 年基本情况表(表一)

杭州市律师事务所 2009-2011 年基本情况表(表一)

人员结构。我市大部分律师事务所规模比较小,30 人以下的律所占 95.01%,31(含)-50 人占 3.05%,51 人以上(含)的占 1.92%,其中 100 人以上的 1 家。 10 名律师以下律所数量为 171 家,占全部律所的 65.52%,占总数的三分之二,其中个人所中 9 家律所在 10

人以上(含 10 人),占个人所总数 10%。

2012 年度杭州市律师事务所律师分布基本情况表(表二)

杭州市律师事务所 2009-2011 年基本情况表(表二)

教育背景方面,本科以上学历基本保持稳定,达到 91.02%,其中本科 60.83%,研究生 18.42%,博士生 1.43%。

参政议政方面。 截至 2011 年底,律师中无党派人士接近三分之二,占 63.9%,共产党员占 31.91%,民主党派为 4.17%。截止 2012年 3 月,杭州律师界有各级人大代表 17 名,政协委员 39 名。 其中,省级代表、委员各 1 名;市级代表 8 名,委员 9 名;区、县(市)代表10 名,区、县(市)委员 31 名(兼任两个代表、委员职务的有 3 人,担任人大、政协常委职务的有 10 人)。 市区两级党代表 6 名,其中市党代表 4 名,。 区级党代表 2 名。

律师个人创收。 律所合伙人的人均业务创收在 50 万(含)-100万之间占到 31.18%,10 万 (含)-50 万之间的占到 48.37%,100 万以上的占比为 15.25%, 分布在 200 万以上和 10 万以下均为个位数。 访谈中,多数律师表示 50 万元创收是创收瓶颈,调查问卷显示律所中非合伙人的执业律师收入则集中在 10 万(含)-50 万。 总体来看,律师事务所合伙人创造了律所大部分的产值,而聘用律师年收入远低于合伙人的水准,说明我市律师业收入的“二八现象”非常明显。 律所的主要业务类型仍以诉讼为主,以非诉为主、非诉与诉讼业务基本持平的律所较少。 律所从事的主要业务按照优先顺序排序分别是商事、民事、刑事、知识产权等。

非诉业务以团队合作为主,诉讼案件多以律师单打独斗为主,实行个人提成制。 提成制律所仍然是我市律师事务所的主流构成。提成制律所人员增加意味着律所收入和管理风险的同步增长,律所合伙人尤其是主任面临管理的压力更大。 由于多数律所实行主任直接管理,部分主任对发展规模律所持谨慎态,而 30 人以上的律所合伙人分工管理明显,管理能力得以增强。 2008 年-2011 年,律所平均人数基本保持在 10.18 人、10.76 人、11.18 人、11、24 人,31-50 人律所数量基本保持稳定,51-100 人律所数量保持稳中有升,说明规模较大律所在经历磨合期后,呈现良好的发展趋势。 总体来看, 我市律师业现状呈现三个明显特点: 一是律所人均律师少,三分之二的律所在 10 人以下,二是诉讼业务为主,尤其是集中在民商事和刑事业务;三是提成制为主,公司化管理律师较少。 这三个特点息息相关,相互影响和彼此制约。

三、调研报告数据分析

(一)律所管理机构与合伙人关系

合伙制是我市律所的主要组织形式, 合伙人及其关系是影响律所管理和发展的重要因素。 个人所由一人设立, 权利义务相对等,集中表现为主任负责制。 合伙制律师事务所作为人合组织,我市律所合伙人关系融洽的比例为 94.3%,选择关系一般和不大好的比例合计在 5%以下。 合伙人之间存在矛盾,主要原因分别是对分配体制等管理机制不一致(27.4%)、都不愿多花时间在管理上,不注重合作 (26.3%), 业务类型不同导致需要的管理机制不同(24.8%),以及其他原因(21.5%)。 合伙所中部分所实行律所主任负责制,一方面是因为合伙人不愿将精力花费在管理上,一方面是一些合伙所名为合伙实质个人制。 律所解决合伙人之间矛盾的主要机制是充分沟通,其次是构建良好的制度解决模式。 在保持合伙人队伍稳定方面,律所首先考察的是其人品、口碑,其次是理念是否一致,再次是教育背景、执业水平以及注重制度规范管理等方面,充分说明了律所人合的重要性。

律所管理方面。 律所召开合伙人会议的频次,分别是一个季度(38.5%)、一个月(32.4%)、不定期(26.5%),一周或者二周(3%),一年或者基本不开(2.6%)。 市局律师事务所百分考核标准规定,律所一年召开合伙人会议应达到 3 次以上。 从考核结果和问卷调查来看,我市大多数律所合伙人会议能够及时召开并履行管理职责。 合伙所中少数采取主任全面负责制,多数采取合伙人直接管理,30 人以上所中多律所实行管理委员会制, 其实质仍是部分合伙人管理决策,但调查显示执行合伙人和非执行合伙人的关系较好。 关于如何处理合伙人与非执行合伙人关系,93%律所认为应加强沟通和制度建设,少数律所认为执行合伙人应当轮流选举担任。

律所积累方面, 基本没有积累和象征性的提取一定比例的合计占到 80.7%,仅有 16.3%的律所每年提取固定比例的积累资金用于律所发展,个别律所未填写,说明我市大多数律所不注重律所的长远发展规划。

(二)律师管理状况

关于律师招聘,主任是多数律所负责招聘的人员,其次是由需要助手的律师决定,少数律所合伙人会议负责招聘事宜。 律师聘用助手,费用基本由个人而非律所承担,因此招聘决定权也在律师个人。

收入分配方面。 律师提成比例集中在 60%-70%和 70%以上。律所领取固定薪资的律师,个人所大多数由律所或主任统一负担,合伙所由聘用薪资律师的合伙人/律师负担, 这与负责招聘人员的律师基本保持一致。 多数律所业务由案源引进律师办理,少数律所实行统一收案和分配办理方式, 或将提成制和授薪制律师区分办理。

关于对提成律师的管理,72.3%的律所施行松散管理, 律师独立性明显,15.4%的律所严格管理, 要求律师必须遵守律所规章制度。 律师自行办理业务,游离度高的律师占到 82%,形成较为固定团队合作的律所总体较少。 律师调离主要分为转所、新设律所或转行三类,主要原因依次是不认同律所的分配体制、无法融入律师事务所的文化,没有完成考核任务指标等。 从律师注销情况来看,律师即使离开该行业,大多数仍继续从事法律服务行业,如公司法务等。

律所为律所律师提供的业务支持, 依次是提供数据库或资料支持,重大案件讨论,提供定期/不定期培训,建立资源共享制度,但从实际情况来看,律所所提供的业务支持,主要是业务承办平台和重大案件讨论,只有规模较大的律所才会提供定期培训。 在律所培训,绝大多数律所制订有培训制度,但是 50%以上的律所未予认真落实, 律所在培训方面的支出占年度总支出的比例绝大多数集中在 5%以下。 近一年来,律师参加学习培训(不含律师协会继续教育)的数量为 1-2 次的占 35.1%,未参加的占 43.5%,少数参加三次以上。 56.6%的律所制订了青年律师培养计划,但贯彻落实的律所仅 23.5%,说明多数律所对该项工作只是纸上谈兵。

(三)专业化建设与业务部门管理

关于律所的专业化建设,34.3%的律所已制订并落实专业化发展规划,37.6%的律所已制订但未落实,23.6%的律所将其列入工作规划,4.5%的律所未制订并无规划。 关于律所进行专业化发展,42.3%的律所是引进专业带头人,培养专业队伍,32.4%的律所是要求律师确定专业化发展方向,25.1%是成立专业部门。 73.4 的律所认为大部分律师具有 1-2 个专业特长,26.6%的律师认为大部分律师没有明显专业特长。 从访谈中发现,大多数律师所理解的专业特长,只是接触某类型法律事务较多,然而缺乏深入的学习钻研。 律所团队合作方面,目前仅少数实行公司化管理的律所,以授薪律师为主统一管理和合作,72.7%的律师以个案合作为主,21.1%的律所形成比较固定的团队合作方式。

律所公司制运行需要具备以下三项基础条件: 一是律所或合伙人案源占绝大多数,二是主要承办非诉业务,三是业务资源相对垄断。 当前,就律师执业特性和法律服务市场碎片化需求而言,公司制不适合绝大多数律师事务所的运作方式。

(四)律所制度实施

目前律所基本上规章制度齐全,34.6%的律所认为档案管理制度和培训制度执行难度较大。 对于如何保障规章制度实行,按照优先排序依次是合伙人带头遵守,必须有明确的奖惩措施,以及关键是体制为题,如果以提成制为主,很难管理和执行。 关于律所规章制度的施行效果,35.7%的律所主要靠律师自觉,37.4%的律所部分施行,效果一般,仅 26.8%完全施行并取得较好效果。律师一旦违反规章制度,85.5%的律所进行谈话提醒,教育处理,只有 12.5%的律所依照规章制度处理。 律所规章修订方面,39.3%的律所一年以上进行修订,25.3%半年修订,20.4%的律所随时修订,少数律所选择根据情况需要。关于投诉查处方面,1/4 的律所发生过客户投诉, 但是大多数通过律师事务所内部解决, 只有少部分投诉到律协或司法行政部门,但没有被惩戒,仅个别律所近一年内发生过索赔事件。 我市三分之二以上的律所未发生过客户投诉, 说明总体依法执业意识较强。

律所所均配置有办公电脑、打印机等基本办公设备,绝大多数律所拥有复印机,便利于律所开展日常工作和资料保密,仅个别所限于创收较低而未配备。 12.2%的律所利用办公管理软件进行管理,10.4%的律所正在建立中,13.7%的律所表示近 1 年内有建立计划,16.3%的律所表示近 3 年内有建立计划,一半以上的律所认为没有使用办公管理软件的必要。 律所实施利益冲突审查,65.7%的律所因按案源少直接判定,21.4%的律所进行案件列表检索,11.8%的律所运用律所管理软件检索。 总体而言,我市律所重视硬件设施而忽视软件建设,这与我市律师规模偏小、人数较少有重要关系。 对于重大群体性敏感案件报告,65.3%的律所认为有必要上报,26.6%的律所认为必要性不大,只有 9%的律所认为完全没必要。2011 年,我市共计 11 家律所上报重大群体性敏感案件报告。

(五)律所案源拓展

律师开拓市场的主要方式按照优先顺序, 分别是通过与老客户联络,深层次挖掘资源,客户之间的推荐介绍,开展讲座、会议、论坛等活动,积极参与社会活动,少部分通过报刊、电视、网站、所刊等进行宣传。 律所争取新客户和维护老客户的措施,按照优先顺序排序,分别是定期回访、定期联络座谈,组织联谊研讨,加强节日联络,寄送礼品、贺卡等。

律所参与社会活动主要是参与律协组织的活动, 其次是政府机构、社区、行业机构组织的活动等。 律所开展公益活动,涉及费用个人所主要是由主任个人出资,合伙所则使用律所的公益基金。 律所均认为各类荣誉对于提升律师事务所的知名度和凝聚力非常重要,行业内部的荣誉对于业务开拓也是相当重要。律所律师对律所现状的满意比例达到 45.7%, 比较满意的占34.3%,一般的占 16.2%,不满意的占 3.8%。律师对律所产生归属感的主要因素,按照优先排序分别是管理机制科学合理、企业文化健康和谐、律师事务所发展目标和个人目标一致。 最容易导致律师不满意的因素,按照优先排序分别是分配体制存在明显问题、管理松散混乱,业绩不佳、缺乏企业文化和律所知名度不够。 律所距离律师家庭远近也是律师转所的原因之一, 说明我市律所存在明显的同质化现象。

律所发展遇到的主要压力是案源不够和市场竞争激烈, 选择管理机制需要完善和人员队伍水平参差不一的较少。 对律所的近期发展趋势,评价为创业期的占 36.3%,关键的爬坡期的为 30.7%,稳定过渡的调整期的 13.5%,发展的成熟期的 16.8%。 85.5%的律所认为在相当长的一段时间内,仍将以提成制为主,但是不同业务类型的律师事务所应当有不同的管理模式。

总体来看,当前我市律所规范管理取得了很大成效,但是伴随法律服务市场的扩大和律所律师人员的增多, 一些不利因素有所凸显,如律所事业发展基金较少且使用不规范,侧重业务拓展平台忽视律师管理,档案管理薄弱,专业化有待推进等,这些因素相互制约和影响,在一定程度上制约了行业进一步发展。

四、加强律师事务所规范管理的对策

规范管理涉及到律所管理的方方面面,作为一项系统工程,必须加强综合管理,通过司法行政有效发挥监督指导职能、律师协会加强行业指导、律所加强自律管理,发挥整体合力,推动我市进一步加强规范管理。

(一)司法行政加强监督指导

1.加强培训交流。 各区、县(市)司法局要总结归纳我市律所的先进管理经验,同时向外省市和其他地市加强学习,深化我市律所规范管理,一是要开展工作培训,通过举办座谈会、讲座培训等形式,引导律所重视和加强规范管理;二是加强律所交流。 我市每年均实施律所年度检查考核,评比优秀律师事务所,可分批组织各律所主任、内勤到优秀律所加强学习参观,交流管理经验;三是实施分类考核,进一步修订律所考核标准,增强律所考核指导性。

2.加强律所档案制度建设。一是加强规范指导。各区、县(市)司法局和市律师协会要对照 《档案法》、《律师业务档案管理办法》、《律师业务档案立卷归档办法》等有关档案管理规定,结合我市律师事务所工作实际, 向律师事务所主任及相关内勤人员讲解档案管理的基本要求,制定统一的档案分类大纲和档号编制说明,就档案材料的收集、鉴定、整理、排列、编目、装订等环节,加强培训指导。 二是加强工作监督。 要通过随机抽查、突击检查、年终考核、行业评比等方式,每年定期对全市律师业务档案管理工作进行检查,并对检查情况进行通报, 将律师业务档案规范化管理与律师事务所评先创优、律所年度考核相挂钩,对律师业务档案管理混乱、业务档案内材料短缺严重的,予以批评教育,责令限期改正。 条件成熟的律所,建议每年定期交由档案馆装订保管,当地司法行政部门进行监督检查。

3.规范基金提取和使用。目前,我市按照司法部的相关规定,律所均提取律所事业发展基金和执业风险基金, 并将其纳入律所年度考核。 但是,由于司法部未规定具体的提取比例,我市部分律所提取两项基金流于形式,且使用不规范,建议提倡事业发展基金提取比例为创收的 5%,执业风险基金为利润提取比例的 10%,并监督基金使用情况,将其与律所评先创优相挂钩,对提取基金和使用不规范的律所予以通报批评,要求限期整改。

(二)律师协会加强行业指导

市律师协会是律师的行业自律性组织, 依法对杭州律师实行行业管理, 针对我市律师业实际, 要进一步总结交流律师工作经验,加强行业宏观指导:一是制定规范指引。 目前,杭州市律师协会行业发展与规则委员会已拟定《杭州律师事务所管理手册》初稿,对律所推进规范管理提出了许多可行性建议, 尤其是对律所出具的法律文书文本进行统一规范, 对我市各律所深化规范管理具有极强的指导作用。 二是加强职业道德培训和行业惩戒。 2011 年,市局作出律师行政处罚 3 件,市律协作出行业处分 1 件(训诫),查处力度偏弱。 协会作为自律性组织,要积极运用正反两方面典型进行示范教育和警示教育,提高执业纪律意识,同时不断完善和规范投诉查处工作,加大律师协会对行业违纪行为的查处力度,进一步增强行业自律意识和自律权能。 三是深化律师继续教育。 调查显示,参加市律协组织的继续教育是律师接受业务培训的重要组成部分。 因此,市律协要发挥职能作用,遴选名师,精选课程,确保律师继续教育取得实效。

(三)律所加强自律管理

律所是律师提供法律服务的基础性管理机构,应从制度建设、档案管理、加强人员培训、增强凝聚力等多方面进一步加强自律管理,提升规范管理水平。

1.加强制度管理。调查问卷反映,目前我市律所制度基本健全,但是对制度管理的依赖性不强, 一些律所仍流于经验和人治管理模式。 因此,律所要做到每年修订和完善律所制度,确保有效性和适用性,改变对提成律师疏于管理的现状。 要严格按照司法行政部门和律协的要求,规范提取基金项目,并根据律所实际情况,通过合理使用律所基金,促进律所良性发展。

2.加强档案管理。律师及时规范归档一直是律所管理的老大难问题,律所要加强归档制度建设,征求全体律师意见,建立归档押金制度,督促律师及时规范归档,规范征订档案,便利查询和使用。

3.发挥律所综合管理平台作用。 我市目前仅 12.2%的律所利用办公管理软件进行管理, 并且管理软件往往是案件流程的审批平台和信息库,未能发挥信息交流平台和知识共享的作用。 部分律师事务所建立网站,提供所刊,大多服务于客户而非自身,网站侧重宣传,所刊偏向案例分析探讨,信息量有限。 律所人合性质和个人智力凝结特性限制了律所的长远发展, 律所缺乏统一的服务流程平台,未发挥智力聚集的合伙优势,从而导致表现为服务质量的不稳定性,这应向国内外先进律所学习,如很多国际律师事务所通过共享冗余信息、建立客户档案等方式能够实现全球客户的 360 度服务,且能够保持质量一致。 北京大成律师事务所编制标准文本,分所可直接调用,直接获得文本支持。

4.开展律所培训。总体来看,我市 30 人以上的律所业务培训较为规范, 既有所内资深律师培训、外聘专家授课及参与国内外交流,社会活动参加也较多,对培养青年律师发挥了重要作用。 个人制律所能够提供的平台主要是案件讨论,培训则多流于形式主义,少数律所徒有合伙之名而无合伙之实,相当于个人所的简单联合,培训开展与个人所殊无二致。 我市大多数律所培训投入在 5%以下,提成制导致律师不愿投入,建议律所可以通过违约机制、服务年限等条件,改变律所不愿积累的现状,妥善提取和利用律师事务所事业发展基金,加大律师人员培训力度。

5.增强律所凝聚力。 据统计,2011 年,我市律师 416 人变更执业机构,占全部律师总数的 11.25%。 律师转所频繁,说明我市律所呈现同质化,缺乏品牌优势和凝聚力。 律所增强凝聚力,凸显品牌意识:一是实施品牌战略。 高素质人才是实施品牌战略的基础,律所要同时做好骨干律师培养和加大后备人才建设, 做到服务流程标准化, 即使骨干律师因各种原因离开, 依然能够保持品牌美誉度,律所服务质量仍能够得到当事人认可。 二是加强文化建设。 文化建设是品牌建设的重要推动力,有条件的律所要通过创办所刊、开通网站,包括在媒体上广泛宣传律所文化,在行业内外增强律所影响力。

6.强化内部管理。在内部管理方面,对于合伙所,要明确合伙人职责和主任职能,探索适合本所运行模式的管理机制,个人所要建立完善重大事项征询聘用律师的制度;在案件承办流程方面,律所应规范业务管理制度,完善统一收结案、公函开具、业务收费等制度规定,尤其是律所出具文书的统一制式和标准化;在服务质量方面,应制定和落实业务操作规范,实施服务质量监督保障,确保法律服务质量统一和流程标准化, 如个人所可以由主任或副主任把关,合伙所可尝试建立分级质量监控制度,明确律师事务所各职能部门在法律服务保障机制中的地位、作用和职责。

长期来看,鉴于法律服务市场的碎片化和“熟人社会”,我市律所发展仍将以中小规模律所为主, 但是专业分工将产生精细小作坊式的律所, 非诉业务发展的市场需求将推动部分律所向综合化发展,类公司化管理作为非主流管理方式,以上三种类型律所将通过分类规范内部运行机制, 探索适合自身规范管理和业务拓展模式,提高律所科学管理水平,共同推动我市律师业发展。