杭州律师事务所行政服务岗位职责规定范例

2018-06-22 10:10:22 58

【】杭州律师事务所

行政服务岗位职责规定


为明确岗位职责,提高行政服务工作效率,规范管理考核,制定本规定。

一、行政服务岗位包括办公室主任、会计、出纳、行政秘书(前台), 以及经杭州律师事务所指派承担部分行政服务工作的律师 (助理)。

二、办公室各岗位具体职责如下:

1.办公室主任

办公室主任全面负责办公室工作,保证行政系统高效运作,为律师提供优质高效的行政后勤服务,协调好与有关部门的关系,会计、出纳、内勤、行政秘书、实习人员均由办公室主任直接管理和考核。 其具体职责包括:

(1)在本所主任(或分管行政辅助工作的合伙人,下同)的直接领导下,全面负责本所的行政服务工作,执行管委会及合伙人会议决议;

(2)负责行政服务人员职责分工、日常管理及工作调度安排;

(3) 负责行政服务人员岗位职责和服务规范落实情况的监督检查, 协助管委会及合伙人会议做好行政服务人员的考核奖惩工作;

(4)负责各项社会公益活动、本所集体活动、会务活动的组织协调;

(5)征集律师对行政服务人员的评议意见,出具对行政服务人员考核奖惩的初审意见;

(6)草拟本所的规章制度,报管委会及合伙人会议审议通过后公布;

(7)在预算范围内,经主任授权,对本所日常办公经费报销单据审批;

(8)对本所活动,获得荣誉奖项、重大业务等信息,及时撰写信息动态材料,交相关人员在网站上予以发布;

(9)与司法局、律协等主管部门的工作联络;组织重要文件的学习和宣贯等;

(10)本所文件的拟写行发;

(11)完成管委会及合伙人会议交办的其他工作。

2.会计

会计负责拟定财务管理制度、记账和报税;杭州律师事务所日常服务工作,为律师办理法律事务提供各项支持,其具体职责包括:

(1)用款申请、报销单据的会计审核;

(2)统计律师每月及累计业务量、报酬,并与律师核对后交相关人员审批;

(3)每月制作在职人员工资、社保、公积金等造表并报批;

(4)每月制作财务报表报相关人员审阅;

(5)办理本所执业登记证、律师执业证、组织机构代码证、税务登记证、收费许可证、社会保险登记证等年检工作;

(6)办理涉税事项;

(7)经审批,小额办公用品的采购发放、订阅报刊;

(8)与司法行政机关、律师协会的联系;

(9)案件受理的登记、录入电子信息;

(10)本所印章、公函、介绍信的使用管理;

(11)业务档案审查、接收、保管,对于档案的借阅应办理相关登记手续;

(12)负责本所向行业主管部门的报表统计、经相关人员审批后报送;

(13)出纳外出时,代为履行出纳职责;

(14)建立办公设备、图书资料及各项资产台帐;

(15)本所各项证照、荣誉证书以及人事资料的保管;

(16)参与重要来访的接待;

(17)应聘资料的收集整理及面试通知的发送;办理员工入职和离所手续;

(18)完成领导交办的其他工作。

3.出纳(兼网管)

出纳(兼网管)负责收款及现金发票管理,杭州律师事务所外网和内网的技术服务保障工作,发布和更新共享信息,以及电子办公设备的维护保养。 其具体职责包括:

(1)收款,并进行电子录入。 保管好现金,并将当日收入存入银行,库存现金不得超过规定限额;

(2)登记、保管银行现金日记账,做到日清日结;

(3)开具发票,并进行电子录入;

(4)购买、缴销发票;

(5)保管、经审批使用财务印章,不得外借或委托他人保管;

(6)每月定期发放本所工作人员的报酬;

(7)经审批,凭发票支付本所应支付的费用;

(8)严格支票管理,做好支票使用登记、审批;

(9)月末主动与会计、银行对账,必须做到两账相符;

(10)杭州律师事务所网站的技术维护,保障正常浏览;

(11)在收到相关信息后及时在网站上发布;

(12) 参与杭州律师事务所局域网自动办公系统的组建并负责维护;

(13)电脑、打印机、传真以及投影仪等办公设备的维护保养;

(14)客户信息资料库的建立和维护;

(15)完成领导交办的其他工作。

4.行政秘书(前台)

行政秘书应热情、礼貌、高效地完成日常杭州律师事务所的接待工作,做好电话、邮寄、快递、传真、挂号信函的收发记录工作。 其具体职责如下:

(1)客户电话和来访的接待;

(2)本所邮件、文件、传真、信函的收发;

(3)随时检查、维持会客区域环境秩序,做到即时清洁;茶吧管理;

(4)每日报刊的更新;

(5)每日查阅主管机关的网站信息,及时传达相关信息;

(6)负责本所工作人员的考勤登记;

(7) 阻止推销人员进入本所, 对于本所可能需要的产品或服务,可要求推销人员留下宣传资料和联系方式,后转交相关人员;

(8)保证饮水的及时更新供应,机器清洁监督工作;

(9)公务用餐安排、公务票务;

(10)会议通知传达及文件公布;

(11)协助网管做好办公设备等固定资产管理维护;

(12)对所接收的主管机关或相关重要文件于当日向办公室主任报告;

(13)来访客户等信息录入、客户投诉接待及记录;

(14)图书资料的管理及借阅登记,发布资料信息;

(15)名片印制及登记;

(16)花木维护;

(17)员工生日蛋糕订制;

(18)打印用纸保障;

(19)向客户定期发送短信、邮件及宣传资料;

(20)客户咨询登记;按接待律师要求打印复印资料;

(21)完成领导交办的其他工作。

三、承担部分行政服务的律师(助理)

1.信息员

信息员的主要职责是:对本所组织的重要会议、活动进行记录和宣传报道;对本所律师参与的重大案件、公益活动及所获得的奖项等,在收到基础材料后进行加工整理并予报道;编写本所工作简讯、大事记;主管部门文件及本所重要文件存档;负责本所党团活动、相关学习的组织安排及撰写相关材料。

2.编辑

编辑的主要职责是:负责所刊、网站及相关宣传资料的稿件收集、编辑整理。

3. 资料员

资料员的主要职责是:负责本所常用法律法规库的建立,新法规、典型案例的收集及信息发布;浙江省内与律师业务关系密切的各单位地址、电话等实用资料的搜集整理。

四、行政服务人员在各自工作中,应当相互信任、相互尊重、分工协作,充分发挥团队精神;注意节约用电、用纸及其它所里办公用品和资源;积极提出合理化建议,为杭州律师事务所的发展共同努力。

五、本岗位职责履行情况为考核行政服务人员的重要依据。 根据工作需要,经杭州律师事务所主任或合伙人会议批准,本岗位职责可作相应调整,由办公室组织实施。

六、本规定自颁布之日起施行。