杭州律师事务所秘书工作准则范例

2018-06-28 10:05:03 29

【 】杭州律师事务所

秘书工作准则


第一条 秉承追求卓越的理念, 杭州律师事务所对秘书的行为规范和职业操守给予高度关注和严格要求。 为了适应本事所不断拓展和深化业务的需要,有效发挥秘书在本杭州律师事务所中的作用,特定制本行为准则。 本行为准则适用于本杭州律师事务所的所有秘书。

第二条 本工作准则包括五个部分: 行为准则、基本工作要求、工作纪律、工作礼仪和保密责任。 本杭州律师事务所殷切希望在本杭州律师事务所任职的所有秘书都能在日常工作中严格遵守和执行本行为准则,为本杭州律师事务所的进一步发展做出自己的贡献。

第三条 本杭州律师事务所秘书应具备以下行为准则:

1.应本着诚实信用、勤勉尽责及团结合作的原则,友好及公正地处理与客户、同事、政府部门及公众的关系;

2.服从杭州律师事务所、所在部门以及行政部门的管理;

3. 努力提高自己的业务技能和水平, 积极主动完成所交办工作,值得同事和领导信赖;

4.积极维护杭州律师事务所声誉及利益,在任何情况下都不做任何有损杭州律师事务所声誉或利益的事

5.同事之间以礼相待、团结友爱、协作互助。

第四条 基本工作要求

4.1 熟练掌握秘书工作知识及专业技能

4.1.1 熟练使用电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、装订机等办公室设备。

4.1.2 熟练使用电话各项功能,包括电话会议的连接、电话留言的使用。

4.1.2 熟 练 使 用 MS WORD 2003、MS EXCEL 2003、MSPOWERPOINT 2003 等 MS OFFICE 软件以及其他文档保护、文档比较等常用办公软件。

4.1.3 熟练使用杭州律师事务所内部信息系统, 包括 MIS 系统和DM 系统。

4.1.4 能够有效协助律师筹备会议、预定机票或车票、安排旅程。

4.1.5 具备一定的写作技能,能够书写简单的往来信函、杭州律师事务所内部备忘录等。

4.1.6 能够有效协助律师建立、整理案件卷宗、文件清单,确保在需要时迅速而准确地找到文件。

4.1.7 积极参加杭州律师事务所组织的各项业务培训, 在培训中努力学习业务知识和技能,不断巩固和提高自己的业务水平。

4.1.8 能够有效协助律师准备账单、整理票据、填写各种财务凭单、处理报销事宜等财务活动。

4.1.9 具备良好的学习能力和较强的求知欲, 善于并勤于在日常工作中学习、思考、总结和积累。

4.2 具有良好的交流和沟通能力

4.2.1 能够利用各种通讯手段, 及时沟通信息, 避免重复工作、遗漏工作和无效或低效工作。

4.2.2 能够采取积极措施了解和跟进工作进度以及律师需要,协助汇总工作进展情况,并在适当人群中传递信息。

4.2.3 保障客户和律师(杭州律师事务所)信息交流的流畅,做到及时、完整、准确的传递信息,并能根据实际情况积极主动地安排协调各项工作。

4.2.4 向律师询问所承担的每一项工作任务的最后期限,合理估计自身工作能力限度和现有工作量的关系, 在时间和能力达不到的情况下,知道如何说“不”,并能协助提出适当的解决方案。

4.3 具有热忱的服务意识

4.3.1 有高度的责任感, 对所交办的事情能够做到跟踪、落实,注意随时与律师沟通工作进展。

4.3.2 对于律师需要,应表现出“能够做到”的态度,以尽最大努力提出问题并解决问题为工作原则, 积极主动且高水平的完成所交办的工作,确保工作准确度,一次性达到要求。

4.3.3 尽快熟悉律师所从事的具体业务活动和业务项目,注意观察和了解律师的性格特点、工作习惯和工作要求,并客观分析自身现有水平以及需改进的方面,不断适应和满足工作需求。

4.4 具有强烈的团队合作精神

4.4.1 遇到有同事请求帮助时,能够主动提出帮忙,优先帮助其他同事完成最为紧迫的工作任务。

4.4.2 与他人打交道时,能够设身处地为他人着想,采取适当、谦恭以及体贴的方式回应他人要求,在需要其他人帮助时,可以适时、适度地寻求援助,提高工作效率。

4.4.3 主动建立良好的人际关系网络, 了解杭州律师事务所各个部门的人员和业务情况, 能够很好地为律师提供杭州律师事务所其他部门的人员和业务信息。

4.4.4 明确不同工作任务的要求, 能够正确区分工作任务的轻重缓急,从而适当安排优先处理顺序。

4.4.5 注意吸取以前的或他人的有益经验和出错教训, 寻求并重视反馈,尊重差异。

第五条 工作纪律的制定、遵守和执行对于维护杭州律师事务所的日常工作秩序至关重要,秘书应遵守以下工作纪律:

1. 熟悉并遵守杭州律师事务所的员工手册及其他各项内部规章制度;

2.按时上班,不迟到,不早退,不旷工,按照杭州律师事务所规定真实记录考勤,认真遵守杭州律师事务所安排的值班表进行值班;

3.工作时间、工作场合不得闲聊,不得大声喧哗,不得在座位上打瞌睡;

4.注意保持杭州律师事务所办公区域的干净整齐;

5.爱护和节约杭州律师事务所财务,如电话、电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公设备及文具等各种办公用品;

6.严格执行杭州律师事务所请假制度,必须同时取得所负责律师和执行主管的同意方可请假。

第六条 为使客户尊重和信赖杭州律师事务所, 秘书应当训练有

素、举止得当、礼让谦逊、仪态端庄。 秘书应遵守以下工作礼仪:

第七条 秘书应非常注意电话礼仪, 牢记自己所代表的是杭州律师事务所、所在部门、合伙人及律师的形象。 专业的电话礼仪将给对方留下美好而深刻的第一印象。 秘书在接听及转接电话时应做到:

1.接听电话应迅速,尽量在铃声响起三声内接听电话;

2.接听电话前应避免任何可能使呼叫方听到的活动,比如吃东西、嚼口香糖、打字等;

3.接听电话的声音应清晰,声调应和蔼、愉悦;

4.接听电话时应使用礼貌用语。

第八条 秘书在着装打扮方面应遵守以下规定:

1.着装应体现职业特点,展现端庄、整洁、大方、优雅的职业形象;

2.工作时间如需协助主管律师接待客户,着装应以职业套装为主,其他时间(包括出外办理杭州律师事务所事务)可以穿工作便装;

3.工作时间内可以上淡妆,禁止浓妆,工作区内禁止补妆;

4.不穿奇装异服,避免佩戴过于夸张的饰品。

第八条 秘书在客户接待时应遵守下列规定:

1.接待客户时应大方热情、微笑服务、举止得体、不卑不亢、使用“请、您好、谢谢、别客气、再见”等礼貌用语;

2.前台接待客户,应首先向其询问是否与某位律师约好,如果是,将客户请进会议室,不要让客户在前台久等;如果没有,须简要问清来由,向所约见的律师征求意见以确定是否有时间会见客户;

3.客户进入会议室后,向客户询问喜欢哪种饮料,然后按照客户要求尽快为其端上饮料。

第九条 本着尊重他人商业秘密和人格权的原则, 秘书应当对所接触和了解到的杭州律师事务所及杭州律师事务所客户的商业秘密或/个人隐私予以保密, 这是秘书职业道德的必然要求, 具体包括以下:

1.受聘于本杭州律师事务所期间,应严格执行杭州律师事务所有关规章制度的保密要求;

2. 对于在受聘于本杭州律师事务所期间了解或接触到的涉及本杭州律师事务所及杭州律师事务所客户的信息或资料承担保密义务, 未经本杭州律师事务所事先书面批准, 不得进行披露或为其他目的而进行任何形式的利用, 该保密义务不限于受聘于本杭州律师事务所的工作期间。

第十条 本准则自颁布之日起施行。