杭州律师事务所业务档案立卷归档制度范例

2018-07-10 13:05:18 46

【 】杭州律师事务所

业务档案立卷归档制度

 

第一章 总 则

第一条 律师业务档案,是律师进行业务活动的真实记录,反映律师维护国家法律正确实施,维护委托人合法权益的情况,体现律师的基本职能和社会作用。 为加强对律师业务档案的管理,制定本制度。

第二条 律师承办业务形成的文件材料, 必须严格按照本办法规定的要求立卷归档。

立卷归档工作由承办律师负责。

第三条 律师业务档案分诉讼、法律顾问和其他非诉讼三类。

诉讼类包括刑事(含刑事辩护和刑事代理)、民事(仲裁)代理、行政诉讼代理。

第四条 律师业务档案按年度、一案一卷、一卷一号原则立卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷,但不同杭州律师事务所律师合办的法律事务除外。

律师担任常年法律顾问,应做到一单位一卷。

第五条 律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等,要求整齐、清晰。

第二章 案卷材料的收集、整理和排列顺序

第六条 律师接受委托并开始承办法律事务时, 即应同时注意收集保存有关材料,着手立卷的准备工作。

第七条 律师应在法律事务办理完毕后,即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料,要补齐遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。

第八条 律师立卷归档过程中, 内容相同的文字材料一般只存一份。

第九条 下列文书材料,不必立卷归档:

一、委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等;

二、没有参考价值的信封;

三、其他杭州律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿;

四、未经签发的文电草稿,历次修改草稿(定稿除外)。

第十条 对已提交给人民法:、仲裁机构或有关部门的证据材料,承办律师应将其副本或复印件入卷归档。

第十一条 对不能附卷归档的实物证据, 承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。

第十二条 律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。 案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。 具体顺序为:

一、刑事卷:

(一)侦查阶段

1.案件受理登记表

2.收费凭证粘贴页

3.刑事案件侦查阶段提供法律帮助委托协议格式四

委托人身份证、营业执照

刑事案件侦查阶段授权委托书格式十九

刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表、刑事拘留通知书

刑事案件侦查阶段杭州律师事务所函格式一

4.刑事案件侦查阶段律师会见嫌疑人的函格式九(有些地区可能还需要会见嫌疑人申请表) 或涉及国家秘密案件会见嫌疑人申请书格式十二

公安同意会见通知

律师会见专用介绍信格式八

会见附表

会见犯罪嫌疑人笔录

委托人谈话笔录

5.承办律师意见

6.集体讨论记录

解除强制措施申请书格式十六

7.办案监督卡

8.结案报告

(二)检察阶段

1.案件受理登记表

2.收费凭证粘贴页

3.刑事案件检察、法:阶段委托协议格式七

委托人身份证、营业执照

刑事案件检察、法:阶段授权委托书格式五

刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表

刑事案件检察、法:阶段杭州律师事务所函格式二

4.阅卷笔录、起诉意见书

5.(有些地区在检察:阶段会见被告人可能还需要检察:同意,出具同意会见联系单)

律师会见专用介绍信格式八

会见附表

会见被告人笔录

委托人谈话笔录

刑事案件检察、法:阶段提请收集、调取证据申请书格式十三

刑事案件检察、法:阶段调查取证申请书格式十四

调查取证专用介绍信

(证人)调查笔录

6.调查材料

7.承办律师意见

8.集体讨论记录

9.辩护词

解除强制措施申请书格式十六

10.办案监督卡

11.结案报告

(三)法:阶段

1.案件受理登记表

2.收费凭证粘贴页

3.刑事案件检察、法:阶段委托协议格式七

委托人身份证、营业执照

刑事案件检察、法:阶段授权委托书格式五

刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表

刑事案件检察、法:阶段杭州律师事务所函格式二

4.阅卷笔录

5.律师会见专用介绍信格式八

会见附表

会见被告人笔录

委托人谈话笔录

刑事案件检察、法:阶段提请收集、调取证据申请书格式十三

刑事案件检察、法:阶段调查取证申请书格式十四

调查取证专用介绍信

(证人)调查笔录

6.调查材料

7.承办律师意见

8.集体讨论记录

9.起诉书(上诉书)

10.辩护词

11.出庭通知书、办案提示、出庭记录

通知证人出庭申请书格式十五

重新鉴定、勘验申请书(用于审判阶段向法:提交)格式十八

延期审理申请书格式十七

解除强制措施申请书格式十六

12.裁定书、判决书

13.上诉书(抗诉书)

办案监督卡

14.结案报告

二、民事、行政代理卷:

(一)代理原告(上诉人)时

(二)代理被告(被上诉人)时

1. 案件受理登记表

1. 案件受理登记表

2. 收费凭证粘贴页

2. 收费凭证粘贴页

3. 律师工作安排

委托合同

委托人身份证

营业执照、法定代表人身份证明书

授权委托书

委托人陈述笔录、咨询解答表、律师函

风险告知

被告主体证明

3. 律师工作安排

委托合同

委托人身份证

营业执照、法定代表人身份证明书

授权委托书

委托人陈述笔录、咨询解答表、律师函

 

4. 起诉状(上诉状)

案件受理通知、举证通知

办案提示

公函

4. 起诉状(上诉状)

原告(上诉人)诉讼证据清单及

证据材料

案件应诉通知、举证通知

风险告知

办案提示

公函

5. 阅卷笔录

5. 阅卷笔录

6. 委托人谈话笔录

诉讼计划

调解方案

6. 委托人谈话笔录

预测对方诉讼计划

调解方案

7. 委托人即原告(上诉人)诉讼证据清单及证据材料

调查笔录

调查取证专用介绍信

调查取证申请、鉴定申请、证人出庭申请

7. 委托人即被告 (被上诉人) 答辩状、证据清单及证据材料

调查笔录

调查取证专用介绍信

调查取证申请、鉴定申请、证人出庭申请

8. 诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法:裁定书

被告(被上诉人)答辩状、证据清单及证据材料

8. 诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法:裁定书

9. 承办律师代理意见

9. 承办律师代理意见

10. 集体讨论记录

10. 集体讨论记录

11. 代理词

11. 代理词

12. 传票、出庭通知书

12. 传票、出庭通知书

13. 出庭记录

13. 出庭记录

14. 判决书、裁定书、调解书

法律文书送达回执

律师建议

上诉状

办案监督卡

14. 判决书、裁定书、调解书

法律文书送达回执

律师建议

上诉状

办案监督卡

15. 结案报告

15. 结案报告

 

三、法律顾问卷:

1.客户信息登记表

聘方的申请书、聘书或续聘书

2.聘请法律顾问协议

3.聘方基本情况、营业执照、身份证

4.收费凭证粘贴页

5.办理各类法律事务的记录和有关材料(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、咨询解答或代书等)

谈话笔录

授权委托书

调查笔录、调查取证专用介绍信

集体讨论记录

律师函

提供法律建议或法律意见

律师见证

律师声明

6.协议存续、中止、终止的情况

律师建议

法律顾问回访联系单

办案监督卡

7.工作小结

四、其他非诉讼法律事务卷:

1.客户信息登记表

委托协议

委托人身份证、营业执照、身份证

授权委托书

委托人陈述笔录、咨询解答表

2.收费凭证粘贴页

3.与委托人谈话笔录

4.委托人提供的证据材料

5.调查材料

谈话笔录

调查笔录、调查取证专用介绍信

集体讨论记录

6.律师出具的法律意见

律师函

律师见证

律师声明

或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等

律师建议

办案监督卡

7.工作小结

第十三条 咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。

涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。

第十四条 终止委托的业务, 承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档, 承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中, 排在全部文书材料之后。

第三章 立卷编目和装订

第十五条 律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号,两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角,背面在左上角(无字页不编号)。

第十六条 立卷人逐页填写案卷封面;填写卷内目录,内容要整齐,字迹要工整。

第十七条 有关卷内文书材料的说明材料, 应逐荐填写在备考表内。

第十八条 承办案件日期以委托书签订日期或人民法:指定日期为准;结案日期以收到判决书(裁定书、调解书)之日为准;法律顾问业务的收结日期,以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结之日为结案日。

第十九条 律师业务文书材料装订前要进一步整理。 对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面。 对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。 主要外文材料要翻译成中文附后。 卷面为 A4,窄于或小于卷面的材料,要用纸张加衬底;大于卷面的材料,要按卷面大小折叠整齐。 需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。 文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第二十条 案卷装订一律使用棉线绳,三孔钉牢。 在线绳活结处需贴上杭州律师事务所封签,并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

第四章 归 档

第二十一条 律师业务文书材料应在结案或事务办结后一个月内整理立卷。 装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限,经杭州律师事务所主任审阅盖章后,移交档案管理人员,并办理移交手续。

第二十二条 档案管理人员接收档案时应进行严格审查,凡不符合立卷规定要求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。

第二十三条 涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷,确定密级,在归档时应地档案封面右上角加盖密卷章。

第二十四条 随卷归档的录音带、录相带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。

第五章 附 则

第二十五条 本制度自颁布之日起施行。