杭州律师事务所印信公函管理制度范例

2018-07-11 09:37:00 103

【 】杭州律师事务所

印信公函管理制度



第一条 为规范本所公章、专用章、介绍信、公函、会见专用证明的使用范围和管理,特制定本制度。

第二条 本所办公室负责印信公函的归口管理工作。

第三条 印章管理内容和使用办法

3.1 公章

3.1.1 使用范围

本所公章用于下列范围:

(1)以杭州律师事务所名义上报、下发的文件;

(2)以杭州律师事务所名义开具的介绍信;

(3)以杭州律师事务所名义上报的有关资料;

(4)必须以杭州律师事务所名义发出的公函;

(5)必须加盖公章的证明;

(6)必须加盖公章的法律服务合同、法律服务方案、律师函等法律文书及其他有关材料。

3.1.2 用印规定

本所公章使用过程中,应遵守下列规定:

(1)杭州律师事务所公章由办公室内勤负责保管和使用。

(2)对外发文和杭州律师事务所内下发的文件,凭主任或经主任授权签字,方可加盖公章;

(3)律师办案公函所需用印,内勤根据案件登记簿的登记内容予以盖章;

(4)办公室做好印章使用记录台帐,将用印时间、人、事项记录在册,并经用印人签字确认。

3.1.3 刻制及销毁

本所公章的刻制及销毁应遵守下列规定:

(1)由办公室以杭州律师事务所名义上报主任批准后,方可刻制;刻制后移交内勤,并做好移交记录。

(2)如印章作废或不能使用时,应由主任指派三人监督销毁,并作销毁记录。

3.2 财务专用章与法定代表人章

3.2.1 “财务专用章”、“法定代表人章”的刻制、领用及作废。

(1)“财务专用章”、“法定代表人章”,由所需部门申请,经主任批准后,由办公室办理刻制;

(2)印章刻制好后,由财务部门领用,并作领用记录。

(3)“财务专用章”、“法定代表人章”不能使用时,应由主任指派三人监督销毁,并作销毁记录。

3.2.2 “财务专用章”由出纳保管使用,“法定代表人章”由内勤保管,并制定严格的使用办法及使用记录台帐。

第四条 介绍信管理内容和使用办法

4.1 使用范围

4.1.1 杭州律师事务所工作人员代表杭州律师事务所至外单位办理行政事务,需要开具杭州律师事务所介绍信时;

4.1.2 杭州律师事务所律师在执业过程中, 需要开具杭州律师事务所介绍信时。

4.2 介绍信的保管和出具

4.2.1 杭州律师事务所介绍信由杭州律师事务所内勤保管, 并由其负责加盖公章和出具;

4.2.2 用信人须向内勤口头申请开具介绍信, 介绍信的存根联和外用联均必须填写完整、清晰,内勤在确认存根联和外用联内容一致,符合使用范围规定后加盖公章。 盖章包括在外用联落款处盖章和在骑缝处盖章。

4.2.3 内勤不得在空白的介绍信及其骑缝处盖章, 不得出具空白介绍信,不得出具存根联和外用联内容不一致的介绍信,不得出具存根联无填写或填写不明的介绍信。

第五条 公函及刑事案件会见专用证明管理内容和使用办法

5.1 公函

5.1.1 使用范围

杭州律师事务所执业律师代理民商事诉讼案件、行政诉讼案件、仲裁案件,或者担任前述案件的执行代理人,或担任刑事案件被告人辩护人、被害人代理人时,由杭州律师事务所向法:、检察:、公安局、仲裁机构出具杭州律师事务所公函,以表明本所律师的代理人身份。

5.1.2 管理与使用办法

5.1.2.1 公函由承办律师填写完整。内勤必须在确认下述内容后才能在公函上盖章:确认案件登记簿上有登记;确认有相关案件的委托协议;确认律师费已经收讫或发票已开具。 内勤未经确认上述情形之一的,不得出具公函。

5.1.2.2 如案件系风险代理、法律援助或本所自行承担的公益诉讼, 内勤则必须在看到主任或办公室主任签字同意的书面文件后,才能出具公函。

5.1.2.3 杭州律师事务所公函上的案件编号必须与相关代理手续和案件登记簿上的编号一致。 公函出具情况应当记载于案件登记簿,并由使用人签字。 内勤应当谨慎保管本所出具公函的复印件,以备查。

5.2 会见专用证明

5.2.1 使用范围

会见专用证明专门用于律师会见刑事案件犯罪嫌疑人、被告人,由律所向拘留所、看守所等羁押犯罪嫌疑人、被告人的机构出具。

5.2.2 使用办法

会见专用证明的填写参照“介绍信”之填写要求;其盖章前的审核要求参照公函的盖章前审核要求。

第六条 责任

6.1 印信公函保管人的责任

6.1.1 杭州律师事务所印信公函的保管人员应当妥善保管印信公函,如因疏忽大意保管不善丢失,给杭州律师事务所造成损失的,保管人应承担损失赔偿责任。

6.1.2 保管人徇私舞弊,违反本制度用印,或违反本制度出具介绍信、公函或会见专用证明,给杭州律师事务所造成损失的,与使用人共同承担赔偿责任,没有其他使用人的,保管人单独承担赔偿责任。

6.2 印信公函使用人的责任

杭州律师事务所全体工作人员均须按照本制度的规定使用杭州律师事务所印、信、公函和会见专用证明,如弄虚作假骗取用印、介绍信、公函和会见专用证明的, 杭州律师事务所有单方面解除聘用合同的权利; 如系合伙人弄虚作假, 则其他合伙人有要求其退出合伙的权

利。 前述行为一经发现,无论是否造成实际的物质损失,均须在一万元以上十万元以下内赔偿杭州律师事务所损失, 具体赔偿额由合伙人会议决定。 给杭州律师事务所造成的实际损失超出前述数额的,则应足额赔偿实际损失。

第七条本制度自合伙人会议通过之日起施行。