杭州律所管理手册对办公系统管理的说明

2018-05-16 11:39:15 10

杭州律所管理手册对办公系统的管理做了如下说明

1 说明

律师事务所办公系统的管理是律师事务所提升行政管理水平,使行政管理更好地提供后勤保障,确保法律服务优质高效的前提。 本节旨在对办公系统的几个方面提出建议和意见,以为律师事务所办公系统管理提供参考。

2 办公场所管理

律师事务所作为法律服务机构, 办公场所应当根据自身的业务范围进行选择,办公场所应当选择在便利客户/当事人的地方,这一方面有利于为客户/当事人提供更便捷的服务, 也有利于律师事务所自身业务的开拓。

律师事务所整体风格应当体现下列基本原:

(1)稳重大方院作为法律服务机构,律师事务所办公场所应当体现其职业特点, 整体风格过于轻浮不利于律师事务所在客户/当事人中树立良好的职业形象;

(2)风格统一院有的律师事务所由合伙人或律师自行确定其所喜欢的装修风格来装修自己的办公室,造成整体风格不统一,给客户/当事人造成律师事务所就是一个市场的杂乱感觉,无法在客户/当事人中树立律师事务所整体形象。

在日常管理过程中,律师事务所应加强对律师事务所的管理,确保办公场所的干净、整齐。 对于律师而言,整洁、有条理是必需的职业素养,一个连办公场所都无法做到干净整齐的律师事务所,很难让客户/当事人树立对它的信心,自然也无法让客户/当事人能放心地将法律事务委托给这样的律师事务所。

在律师事务所每一独立办公区域应当设立标志, 如在房门或办公位显著位置设立标牌,标牌形式一般如下:

***(姓名)

合伙人/律师/实习律师

律所应在公开场合公示《律师事务所执业许可证》、业务范围、收费标准及市县两级律管部门监督电话, 并对律师和工作人员照片和实际身份发生变动时及时变更。

3 办公设施管理

对于现代律师事务所而言, 办公设施的配置应当与办公场所一样,实行统一配置的原则。 实践中,有的律师事务所在办公场所装修、办公设施配置中,根据合伙人或律师的喜好各自为政,造成律师事务所内部的办公设施五花八门,办公家具中,有的像茶馆中的家具, 有的像博物馆的家具, 感觉律师事务所就象是个家私市场,无法给人以法律服务机构的稳重感。

3.1 办公设施种类

律师事务所办公设施一般分为办公设备与办公家具两类,办公设备一般包括电脑、打印机、复印件、传真机等,对于大型律师事务所,还应当包括独立服务器。 办公家具一般包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

3.2 办公设施的采购

为便于律师事务所管理的统一性, 办公设施应当由律师事务所后勤辅助人员统一购买。

3.3 办公设施的管理

为提高行政管理的效率,体现律师事务所管理的一致性,降低律师事务所行政管理成本, 律师事务所应当对办公设施实行统一管理,具体包括统一编号、统一维修、统一使用。

律师事务所应当对办公设施中的固定资产实施编号管理,并在固定资产上设置标牌。 标牌形式一般如下:


***律师事务所

资产名称:

编号:


律师事务所应当设立固定资产清册,并对固定资产的异动(包括购入时间、使用人、借出时间、归还时间)等内容进行登记,确保对律师事务所办公设施实施有效管理。 固定资产清册一般采用下列格式:

序号

资产

名称

厂家

购入

时间

购入

价格

使用

使用人

启用时

借出

时间

归还

时间

使用人

签字

维修

情况

备注












4 IT 系统管理

在信息化时代, 律师事务所建立自身的信息系统不仅有利于提高法律服务的及时有效性,也有助于提高法律服务的标准化。

4.1 系统建立

无论律师事务所的规模如何,在信息化时代,建立必要的、符合自身业务需要的信息系统是律师事务所自身的需要, 也是客户/当事人的需要。 为在客户/当事人中树立自身形象, 确保律师与客户/当事人信息沟通保密性, 律师事务所至少应该建立统一的专用电子邮件系统,杜绝使用公共邮箱。 规模较大的律师事务的应当建立独立的网页,统一对外宣传。 有条件的律师事务所可以通过独立的服务器建立统一的信息网络平台, 通过服务器可以实现内部信息共享、档案管理、考勤管理等管理。

4.2 系统维护

建立信息系统后, 律师事务所应当加强对信息系统的维护管理,确保信息系统的正常运作。 同时,应当加强对律师事务所内部人员的管理,确保信息系统能够满足业务操作与发展的需要。

对于中小型律师事务所而言, 信息系统的维护可以通过服务外包的形式,选择合适的 IT 服务机构对自身的信息系统进行定期维护,确保系统正常运转。