杭州律所规章制度建设

2018-05-21 10:06:59 15

1 杭州律所规章制度建设说明

对于一个集体而言,必须建立一整套符合自身需要的规矩。 特别是对于律师事务所而言更是如此。 法律服务人员具有很强的规则意识,依据法律规则提供法律服务的同时,必须确保自身的服务符合规则, 从而确保法律服务的标准化, 确保法律服务的优质高效。

除法律法规外,在律师事务所内部而言,合伙人协议和章程是律师事务所的最高行为准则,在此基础上,为进一步规范律师事务所的行为规范,应当建立更为细化的规章制度。

除合伙人协议和章程等法律法规规定必须具有的规章制度外,律师事务所还应当制定业务操作、办公秩序、财务管理、人员管理等方面的各类规章制度。

2 杭州律所业务操作类规章制度

业务操作类规章制度是律师事务所开展法律服务、控制执业风险的有效手段,一般包括以下内容:

(1)收结案制度:明确律师事务所内部接受法律业务、与客户/当事人办理法律服务委托协议、办理完结法律服务的程序性规定

(2)利益冲突核查制度:明确律师事务所内部在接受法律服务委托时,依据法律法规规定,对拟接受委托的法律服务进行核查,是否存在利益冲突情形及存在利益冲突情形时如何处理的规定。

(3)收费制度:在法律法规规定的情况下,明确律师事务所内部对于法律服务的收费标准。 参见下述第四章第二节所述。

(4) 业务操作规范。 律师事务所应当根据自身法律服务的性质, 整理并确定具体的业务操作规范, 尽最大努力实行标准化操作,提高法律服务质量。

(5)法律服务内部核查制度:对于以律师事务所名义对外出具的法律文件(如上市项目中法律意见书、律师工作报告,以及国有资产处置过程中的法律意见书等)进行审查,确保所出具的法律文件符合法律法规及律师事务所内部要求的制度。

(6)业务档案管理制度:律师事务所应对提供法律服务中形成的业务档案的装订、归档、出借等作出规定,确保业务档案的有序管理。

3 杭州律所办公秩序类制度

良好的办公秩序不仅可以确保律师事务所内部的良好工作氛围, 也有利于提高法律服务的效率。 在一个管理良好的律师事务所,一般具有如下办公秩序类制度:

(1)办公场所管理制度:通过对办公场所内物品摆设、员工着装、接听电话等作出规定,确保办公场干净整洁、员工之间减少相互影响。

(2)办公用品管理制度:统一的办公用品管理可以通过统一采购、领用登记等方式降低成本。

(3)办公设施管理制度:对律师事务所办公设施的采购、领用等作出规定,确保办公设施有效利用。

(4) 印章公函管理制度: 确保律师事务所印章和公函分别保管、统一使用、统一登记,从而进一步控制与降低律师事务所管理风险。

4 杭州律所财务管理类制度

财务管理不仅涉及各合伙人、律师的利益,也是有效保障法律服务顺利进行的重要手段。 财务管理类制度包括:

(1)报销制度:对报销范围、报销流程作出明确规定,确保报销

工作有序进行;

(2)支票管理制度;

(3)发票管理制度;

(4)分配制度;

(5)现金管理制度;

(6)预算制度:规模较大的律师事务所,为加强成本控制,可以建立预算管理体系,通过年度预算编制、合伙人会议审议等方式可以确保律师事务所开支的计划性。

5 杭州律所人员管理类制度

对于律师事务所而言,人是最大的财富,如何吸引人才、留住人才是律师事务所得到长足发展的首要条件。 为此,对于一家希望通过自身努力得到进一步发展的律师事务所而言, 必须对人员加强管理,确保内部人员整体素养提升,因而一般需要建立以下人员管理类制度:

(1)聘用管理制度:对人员聘用的条件、要求、程序等作出明确规定;

(2)薪酬管理制度;

(3)考勤管理制度:对于实现坐班制的律师事务所而言,严格的考勤制度不仅有利于建立良好的工作氛围, 也有利于为客户/当事人提供更为便捷的法律服务;

(4)培训管理制度;

(5)培养计划管理制度;

(6)考核及晋升管理制度;

(7)退休管理制度:对于有条件的律师事务所,可以建立人员退休制度,规定退休条件、退休金计划及发放条件等内容,从而进一步加强员工的归属感与凝聚力。

律师事务所由于其业务范围和结构、规模、内部人员结构等方面的不同,将在上述各类规章制度的基础上进一步细化,制定出更具体的规则。 但无论如何,律师事务所的规范性应通过建立规章制度来实行。 杭州律所的规章制度在建立过程中,应当遵循实用性原则,即根据自身需要量身定制,宁缺勿滥。 如果为制订制度而制订,不考虑律师事务所的实际情况,制订后又束之高阁,则不仅导致律师事务所管理不规范,也将使内部管理更为混乱。